M·01
Personalakten
Mitarbeitende und freie Mitarbeitende mit Arbeitsvertrag, B2B, Auftrag oder Werkvertrag. Jeder Eintrag mit Versionsverlauf.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
Personalverwaltung in Konik CRMPersonalarbeit ohne Tabellen. Urlaub, Fristen und Personalprozesse laufen von selbst._
Konik HR führt die Akten von Mitarbeitenden und freien Mitarbeitenden, Urlaubsanträge mit Genehmigung sowie Fristen für Untersuchungen, Arbeitsschutzschulungen und Verträge. Einstellung, Stellenwechsel und Austritt haben jeweils eine Checkliste. Das System erinnert an jeden Schritt, damit nichts vom Gedächtnis einzelner Personen abhängt.
Phase 01 · Chaos01 / 03
02 · Problem · Diagnose
Urlaub in der Tabelle, Fristen im Kalender, Verträge im Ordner.
Jede dieser Aufgaben ist klein, solange man sie nicht getrennt verfolgen muss. Wer ist im Urlaub, wann endet ein Vertrag, wer hat noch Zugriff auf das Postfach eines ehemaligen Mitarbeiters. Wir beginnen mit vier Fragen, die wir auch in der Diagnose stellen.
Was Sie sehen
Urlaubsanträge kommen per E-Mail, den Resturlaub rechnet jemand in einer Tabelle. Das Steuerbüro erhält Abwesenheiten in unterschiedlichen Formaten.
Wie es sich anfühlt
Fristen für Untersuchungen, Arbeitsschutz und Vertragsende behalten Sie im Kopf. Jede Einstellung und jeder Austritt ist eine Liste von Aufgaben, die jemand übersehen kann.
Wie es sein sollte
Die Personalverwaltung liegt im selben System wie Kunden und Aufgaben. Das System erinnert an Fristen, und jeder Personalprozess hat eine Checkliste und eine verantwortliche Person.
[ 4 Fragen aus der Diagnose ]S · P · I · N
- SituationWo liegen heute Personalakten, Urlaubsanträge und Untersuchungstermine?
- ProblemWie oft im Monat fragt jemand, wer im Urlaub ist oder wie viele Tage noch übrig sind?
- AuswirkungWas passiert, wenn eine Vorsorgeuntersuchung versäumt wird oder ein ehemaliger Mitarbeiter noch Zugriff auf Ihre Systeme hat?
- BedarfWas würde sich ändern, wenn Urlaub, Fristen und Personalprozesse im CRM verfolgt würden, direkt bei den Aufgaben des Teams?
Wenn Personalthemen in Tabellen, E-Mails und im Gedächtnis einzelner Personen liegen, möchte ich Personalakten, Urlaub, Fristen und Personalprozesse in einem System haben, damit keine Frist verstreicht und jede Einstellung und jeder Austritt nach denselben Schritten abläuft.
Sie kaufen keine Lohnabrechnung. Die Gehaltsabrechnung bleibt im Lohnprogramm oder bei Ihrem Steuerbüro. Sie kaufen Ordnung bei Personalakten, Urlaub und Fristen.
01 · Chaos02 · Integration
Phase 02 · Integration02 / 03
03 · So funktioniert es · Ablauf
Vom ersten bis zum letzten Arbeitstag. Bei jedem Schritt wissen Sie, wer ihn ausführt.
So arbeitet Konik HR. Das System achtet auf Reihenfolge und Fristen. Entscheidungen über Menschen treffen Menschen.
Personalakte
MenschHR legt die Akte an: Vertragsart, Position, vorgesetzte Person, Vertrags- und Probezeitdaten, Arbeitszeit, Notfallkontakt. Jede Änderung bleibt im Versionsverlauf.
Urlaubsantrag
MenschDie Person stellt einen Antrag. Genehmigen darf die vorgesetzte Person oder HR, niemand den eigenen. Der Saldo rechnet sich selbst, und eine Krankmeldung enthält keine Diagnose.
Teamkalender
SystemAndere sehen im Kalender nur „abwesend“, ohne Grund. Das System warnt bei Überschneidungen mit Aufgaben und Terminen.
Einstellung
SystemWer über Konik Recru eingestellt oder von Hand angelegt wird, erhält eine Startcheckliste. Sie wird zu CRM-Aufgaben bei den zuständigen Personen, und ein Protokoll zum Ausdrucken schließt sie ab.
Stellenwechsel
MenschHR startet die Checkliste für die neue Rolle. Die Aufgaben gehen an die Personen, die Berechtigungen, Ausstattung und Unterlagen ändern müssen.
Fristen und Erinnerungen
SystemUntersuchungen, Arbeitsschutz, Ende der Probezeit und Vertragsende: Erinnerungen 30, 14 und 3 Tage vorher als Aufgaben im CRM.
Austritt
MenschEin Austritt bleibt bis zur Bekanntgabe vertraulich. Das Team sieht die Aufgaben nicht, und das System erstellt eine Liste der zu entziehenden Zugänge.
Jede Personalentscheidung hat eine verantwortliche Person und einen Eintrag im Protokoll, der sich nicht ändern lässt. Er kann nur ergänzt werden.
04 · Module
Was Konik HR leistet.
Konik HR läuft in Konik CRM, mit denselben Daten wie Aufgaben, Kalender und Konik Recru.
M·02
Urlaub und Abwesenheit
Anträge mit Genehmigung, Saldo nach Arbeitszeit, Urlaub auf Abruf, Warnungen bei Überschneidungen mit Aufgaben und Terminen.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
M·03
Fristen für Untersuchungen, Arbeitsschutz und Verträge
Erinnerungen 30, 14 und 3 Tage vorher gehen als Aufgaben an die verantwortliche Person.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
M·04
Personalprozesse
Einstellung, Stellenwechsel und Austritt als Checklisten. Die Schritte werden zu Aufgaben im CRM, ein Protokoll schließt den Prozess ab.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
M·05
Zu entziehende Zugänge
Beim Austritt listet das System die Konten und Zugänge auf, die zu entziehen sind, anhand der Module, die die Person genutzt hat.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
M·06
Vertrauliche Personalunterlagen
Unterlagen der Mitarbeitenden sehen nur benannte Personen.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
M·07
Berechtigungen in der Datenbank
HR und Geschäftsführung sehen alles, Vorgesetzte ihr Team ohne sensible Daten, Mitarbeitende nur ihre eigenen Daten. Die Datenbank setzt das durch.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
M·08
Personalberichte
Berichte für die Geschäftsführung und ein Abwesenheitsbericht für das Steuerbüro.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
05 · Grundsätze · Grenzen des Systems
Regeln, auf die Konik HR achtet.
Personaldaten sind sensibel. Deshalb folgen Zugriff, Genehmigungen und Einträge klaren Regeln.
Z·01
Niemand genehmigt den eigenen Urlaub
Den Antrag genehmigt die vorgesetzte Person oder HR. Das Team sieht nur „abwesend“, ohne Grund.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
Z·02
Sensible Daten sind verschlüsselt
Die polnische Identifikationsnummer PESEL, Adresse und Kontonummer liegen verschlüsselt in der Datenbank. Ohne Schlüssel kann das System diese Felder weder schreiben noch lesen.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
Z·03
Personaldaten bleiben bei Ihnen
Die KI sendet keine Personaldaten an ein Modell in der Cloud.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
Z·04
Konik HR rechnet keine Gehälter ab
Die Gehaltsabrechnung bleibt im Lohnprogramm oder beim Steuerbüro. Konik HR liefert ihnen den Abwesenheitsbericht.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
Z·05
Protokoll nur zum Ergänzen
Jede Personalentscheidung hat eine verantwortliche Person und ein Datum. Einträge lassen sich weder ändern noch löschen.
Quelle · Modulbeschreibung Konik HR
02 · Integration03 · Erwachen
06 · Nachweis · Referenzen
Zuerst bei uns, dann bei Kunden.
Referenzen zu Konik HR veröffentlichen wir nur mit Zahlen, Zeitraum, Quelle und Zustimmung des Kunden.
Konik HR läuft in unserem eigenen Konik CRM.
07 · Preise · Netto
Die Preise stehen im Stall. Den Umfang klären wir in der Diagnose.
Die Preise aller Systeme von Konik System finden Sie netto und brutto im Stall. In der Diagnose prüfen wir, wie Sie heute Personalakten, Urlaub und Fristen führen. Danach erhalten Sie den Umfang schriftlich.
- Den Umfang der Einführung von Konik HR halten wir nach der Diagnose in der Einführungskarte fest.
- Die Daten der Mitarbeitenden gehören Ihnen.
Angebot für Unternehmen (B2B). Die Preise im Stall nennen wir netto und brutto (23 % MwSt.). Die Preisliste dient nur der Information und ist kein Angebot im Sinne von Art. 66 § 1 des polnischen Zivilgesetzbuchs. Verbindlich ist der Vertrag.Quelle · Konik System Stall
Alle Systeme und das Komplettsystem auf einer Seite, mit Preisen ab, in EUR.
08 · FAQ · Letzte Einwände
Fragen, die vor der Entscheidung gestellt werden.
Mit der Konik System Diagnose: Gespräch, Analyse der Prozesse und Systeme, Einstufung Ihrer KI-Systeme nach dem AI Act und ein Bericht mit Empfehlung. Im Bericht steht, welche Personalprozesse zuerst in Konik HR wechseln.
Nein. Konik HR führt Personalakten, Urlaub, Fristen und Personalprozesse. Die Gehaltsabrechnung bleibt im Lohnprogramm oder beim Steuerbüro, das den Abwesenheitsbericht erhält.
Ja. Die Personalakte umfasst Arbeitsvertrag, B2B, Auftrag und Werkvertrag. Die Vertragsart steht in der Akte jeder Person.
HR und Geschäftsführung sehen die Akten, Vorgesetzte nur ihr Team ohne sensible Daten, Mitarbeitende nur ihre eigenen Daten. Die Berechtigungen prüft die Datenbank.
HR startet die Checkliste. Bis zur Bekanntgabe bleiben die Aufgaben vertraulich. Das System listet die zu entziehenden Konten und Zugänge auf, und ein Protokoll schließt den Prozess ab.
Personaldaten gehen an kein KI-Modell in der Cloud. Sensible Daten wie PESEL und Kontonummer liegen verschlüsselt in der Datenbank.
09 · Diagnose · Eine Entscheidung
Beginnen wir mit der Diagnose.
Hinterlassen Sie Ihre Daten. Wir rufen Sie innerhalb eines Werktags zurück und vereinbaren den Termin für die Diagnose: Gespräch, Analyse der Prozesse und Systeme, schriftlicher Bericht.